Procedure orali EPO: convocazione, regola 116 e dossier per l’impresa
Aggiornato al 22 ottobre 2026. A cura della Redazione Coviello Brevetti – Studio Legale Coviello. L’approfondimento riguarda la preparazione aziendale nei procedimenti EPO di primo grado, in particolare esame e opposizione. I ricorsi hanno regole procedurali ulteriori e richiedono una valutazione distinta.
La convocazione segna un passaggio delicato: la questione tecnica deve diventare una decisione consapevole sul perimetro del brevetto. Una limitazione accettabile sul piano giuridico può escludere una versione del prodotto; una caratteristica essenziale per il mercato può avere supporto insufficiente nel deposito originario. Lavorare soltanto sulla forma della memoria lascia irrisolto questo collegamento tra tutela e attività economica.
È utile coinvolgere per tempo ricerca e sviluppo, responsabile del prodotto e soggetto che può impartire istruzioni. Il rappresentante abilitato davanti all’EPO deve ricevere un fascicolo ordinato e indicazioni verificabili. La consulenza dello Studio sulla strategia brevettuale comprende il coordinamento delle valutazioni giuridiche e tecniche, anche con consulenti esterni: l’assetto professionale necessario va definito per il singolo incarico.
Come leggere convocazione e opinione preliminare
Le Linee guida EPO 2026 sulla convocazione precisano che devono risultare oggetto, data, ora e modalità della procedura orale. La comunicazione allegata individua i punti da discutere e contiene normalmente una valutazione preliminare non vincolante. Può anche citare nuovi documenti, illustrandone la rilevanza.
Il primo controllo consiste nel confrontare questa comunicazione con l’ultimo scambio scritto: quali obiezioni restano aperte, quali sono nuove e quali richieste sono effettivamente pendenti? Una precedente osservazione favorevole non chiude necessariamente il tema. Conviene predisporre un elenco breve delle questioni decisive, evitando di riprodurre indiscriminatamente l’intera storia della pratica.
Nell’esame, il lavoro si collega alla precedente risposta al rapporto di ricerca EPO. Nell’opposizione occorre ricostruire anche domande, prove e obiezioni delle altre parti, tenendo presente il diverso quadro illustrato nella guida all’opposizione contro un brevetto europeo.
Le due date da inserire subito nel calendario
Preavviso e data della discussione
La regola 115 EPC prevede almeno due mesi di preavviso, salvo accordo per un periodo più breve. Le Linee guida descrivono una prassi ordinaria di convocazione con anticipo maggiore: almeno quattro mesi nell’esame e sei nell’opposizione, con situazioni particolari. Per la gestione concreta conta la convocazione notificata, non un intervallo standard ricavato da esperienze precedenti.
Data finale della regola 116
La regola 116 EPC sulla preparazione delle procedure orali impone di fissare una data finale per gli scritti preparatori. Non si applica la regola 132; non va quindi trattata come una comune scadenza prorogabile. L’impresa dovrebbe fissare prima una propria data interna per consegnare documenti, approvare le alternative e controllare il deposito.
Nel calendario servono anche titolare dell’attività, sostituto, versione dei file e ricevuta di trasmissione. Le istruzioni “inviare tutto prima dell’udienza” sono insufficienti: possono confondere la discussione con il termine anteriore che governa la preparazione.
Il dossier delle obiezioni: una tabella che aiuta a decidere
| Questione | Documento da collegare | Decisione aziendale |
|---|---|---|
| Novità o attività inventiva | Rivendicazione, documento anteriore e passaggi tecnici rilevanti. | Quale differenza tecnica distingue ancora il prodotto? |
| Chiarezza e supporto | Testo della richiesta e base nella descrizione originaria. | Quale formulazione conserva una copertura utile? |
| Modifiche proposte | Versione pulita, confronto delle modifiche e riferimenti al deposito. | Quali varianti commerciali restano comprese? |
| Prove tecniche | Protocollo, data, autore, condizioni e collegamento all’effetto invocato. | Quali dati sono disponibili e riproducibili? |
| Titolarità e istruzioni | Registro, eventuali trasferimenti e contatti del decisore. | Chi può autorizzare una limitazione o una scelta alternativa? |
Questa tabella è uno strumento organizzativo, non una prova autonoma. Ogni affermazione deve rimandare al documento preciso. Se la domanda è stata trasferita, occorre controllare la catena documentale e il soggetto legittimato a impartire istruzioni; l’approfondimento sulla cessione della domanda EPO e sulle prove del trasferimento tratta questo profilo specifico.
Richiesta principale e richieste ausiliarie: preparare alternative coerenti
Una richiesta ausiliaria propone un testo alternativo da valutare nell’ordine indicato dalla parte. Prima della discussione è opportuno conoscere che cosa cambia rispetto alla richiesta principale, quale obiezione viene affrontata e quale parte del prodotto conserva tutela. Ogni versione dovrebbe essere completa, identificata senza ambiguità e accompagnata dalla spiegazione delle modifiche.
Le Linee guida sulle modifiche preparatorie o durante la procedura orale distinguono il deposito entro la data finale da quello successivo. Per quest’ultimo l’EPO può esercitare una discrezionalità sull’ammissione, salvo i casi in cui la modifica debba essere ammessa perché è cambiato l’oggetto del procedimento. Il solo superamento della data non esaurisce l’analisi.
Resta necessario rispettare i requisiti sostanziali, compreso il divieto di aggiungere materia: non basta restringere numericamente una rivendicazione. La guida sulla materia aggiunta e sulle modifiche alla domanda EPO spiega perché il supporto originario deve essere individuato con precisione.
Dal lato aziendale è preferibile stabilire poche alternative motivate e il relativo ordine. Un insieme di versioni che l’impresa non ha valutato rende difficile impartire istruzioni e può introdurre divergenze tra obiettivo tecnico e interesse commerciale.
Nuovi fatti e prove: la data finale non riapre ogni termine
Le Linee guida 2026 sui nuovi fatti e mezzi di prova chiariscono un punto spesso trascurato nelle opposizioni: un documento può essere tardivo anche se arriva prima della data della regola 116. L’opinione preliminare favorevole al titolare non attribuisce automaticamente all’opponente una nuova possibilità di depositare prove senza controllo sull’ammissione.
Quando la situazione cambia durante il procedimento, va spiegato il collegamento tra novità emersa e materiale presentato in risposta. Le regole sull’esercizio della discrezionalità richiedono di considerare fattori quali rilevanza, ammissibilità prima facie delle modifiche, economia procedurale e possibilità delle parti di affrontare il nuovo materiale. Nessuno di questi controlli può essere sostituito dall’etichetta “documento decisivo”.
Per il dossier aziendale questo significa annotare quando una prova è diventata disponibile, perché serve e a quale questione risponde. La spiegazione deve essere concreta; formule generiche sull’importanza dell’invenzione non chiariscono né la tempestività né la rilevanza del documento.
Videoconferenza, partecipanti e istruzioni durante la discussione
La pagina EPO sulle procedure orali indica la videoconferenza come modalità ordinaria in primo grado, con eccezioni motivate. La convocazione e le istruzioni ricevute restano il riferimento per partecipanti e collegamento. È opportuno provare in anticipo audio, video, connessione e accesso ai documenti, senza affidarsi alla sola disponibilità di una sala riunioni.
L’impresa deve concordare con il rappresentante ruoli e partecipazione: presenza di un tecnico, eventuale intervento e produzione di prove non sono attività intercambiabili. Conviene predisporre un canale riservato per le istruzioni, un decisore reperibile e versioni dei documenti accessibili a tutti i componenti autorizzati del gruppo.
La mancata comparizione di una parte regolarmente convocata consente di proseguire in sua assenza, secondo la regola 115, paragrafo 2. Se emerge un impedimento serio, occorre valutarlo e documentarlo tempestivamente; una richiesta di rinvio non deve essere considerata già accolta.
Prima e dopo la procedura orale: checklist per il responsabile IP
- Registrare data della discussione e termine della regola 116, con un controllo indipendente.
- Elencare le questioni aperte e collegarle ai passaggi precisi dei documenti.
- Verificare titolare, rappresentanza, partecipanti e istruzioni necessarie.
- Confrontare ogni versione delle rivendicazioni con il prodotto e con il deposito originario.
- Approvare l’ordine delle richieste e le alternative commercialmente accettabili.
- Controllare ricevute di deposito e leggibilità degli allegati.
- Provare il collegamento e definire come comunicare riservatamente con il rappresentante.
- Dopo la discussione, registrare decisione o seguito procedurale e responsabilità per gli adempimenti.
Le Linee guida sulla chiusura delle procedure orali contemplano diversi sviluppi: decisione, ulteriori comunicazioni o adempimenti per un testo modificato. Il resoconto interno dovrebbe distinguere quanto deciso da quanto resta da eseguire, allegando il testo effettivamente discusso e controllando poi le comunicazioni ufficiali.
Il budget va costruito sul lavoro richiesto: analisi del fascicolo, confronto tecnico, preparazione delle richieste, eventuali prove e assistenza alla discussione. È preferibile un preventivo per attività e responsabilità rispetto a un importo standard che presupponga ogni pratica uguale. Non sono qui indicati costi o risultati garantiti.
Domande frequenti sulle procedure orali EPO
La convocazione EPO significa che il brevetto sarà respinto?
No. La comunicazione allegata contiene normalmente un’opinione preliminare e non vincolante. Occorre valutare le obiezioni, le richieste pendenti e le possibili risposte prima della decisione.
Qual è la scadenza per preparare la procedura orale?
La convocazione indica sia la data dell’udienza sia la data finale fissata ai sensi della regola 116 EPC per gli scritti preparatori. Sono due date diverse e vanno gestite separatamente.
Posso depositare qualsiasi prova entro la data della regola 116?
No. Nelle opposizioni quella data non riapre automaticamente i termini precedenti. Nuovi fatti e prove possono restare tardivi anche se depositati prima della data finale.
Le procedure orali si svolgono in videoconferenza?
In primo grado la videoconferenza è la modalità ordinaria. Convocazione, istruzioni tecniche, partecipanti e collegamento devono essere verificati nel fascicolo concreto.
Che cosa accade se una parte non partecipa?
La regola 115, paragrafo 2, EPC consente di proseguire senza la parte regolarmente convocata. L’assenza non equivale a un rinvio automatico.
L’impresa deve definire prima quali limitazioni accettare?
È consigliabile concordare con il rappresentante autorizzato il perimetro commerciale minimo e le alternative tecnicamente supportate, così da impartire istruzioni tempestive durante la discussione.
Per valutare obiezioni, documenti, alternative e impatto sul prodotto, richiedi una consulenza sulla strategia di tutela del brevetto. Porta convocazione completa, fascicolo aggiornato e versioni delle rivendicazioni: sarà possibile definire il lavoro giuridico e tecnico e il coordinamento con il rappresentante abilitato.
Fonti e contesto. EPC, regole 115 e 116, e Linee guida EPO 2026 nelle sezioni linkate, consultate il 22 ottobre 2026. Selezione editoriale basata sul controllo degli archivi e sulla pertinenza ai servizi brevettuali; nessuna crescita di domanda, impression, CTR o conversione viene attribuita senza dati verificati. Le fotografie sono illustrative e non raffigurano procedure EPO o casi dello Studio.